Service Coördinator & project ondersteuner

Jouw rol

Bij theFactor.e geloven we in langdurige samenwerkingen. Onze SLA-klanten vertrouwen op ons voor continuïteit, kwaliteit en een partner die actief meedenkt.  Als Service Coördinator & projectondersteuner ben jij de spil in die samenwerking en zorg je ervoor dat de administratieve en operationele processen rondom projecten en dienstverlening soepel verlopen. Je ondersteunt projectmanagement, service, sales en finance door structuur aan te brengen, processen te bewaken en ervoor te zorgen dat informatie, planning en contracten actueel en volledig zijn. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de dienstverlening binnen de Service Level Agreements (SLA's) van een eigen klantportfolio. Je bent het vaste aanspreekpunt voor klanten tijdens de beheerfase en zorgt voor een voorspelbare, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. Waar de projectmanager stuurt op klantwaarde en samenwerking, richt jij je op de continuïteit en kwaliteit van de dagelijkse dienstverlening.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die overzicht brengt, zaken zorgvuldig vastlegt en ervoor zorgt dat afspraken ook echt worden nagekomen. Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en krijgt energie van processen die kloppen. Of het nu gaat om projectadministratie, contractafspraken, capaciteitsplanning, facturatie of rapportages: jij zorgt dat de basis op orde is.

Je schakelt makkelijk met collega’s, klanten en andere stakeholders. Daarbij ben je dienstverlenend, duidelijk en verbindend. Je denkt niet alleen in taken, maar ook in verbetering: hoe kunnen we slimmer werken, beter standaardiseren en onze processen verder professionaliseren?

Je bent proactief, neemt eigenaarschap en weet prioriteiten te stellen als er veel tegelijk speelt. Je houdt het hoofd koel, denkt oplossingsgericht en zorgt dat anderen op jouw werk kunnen vertrouwen.

Welke competenties heb je?

• Je bent sterk in organiseren, structureren en plannen;

• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig;

• Je denkt procesmatig en ziet waar dingen slimmer of beter kunnen;

• Je bent communicatief sterk en weet mensen goed te verbinden;

• Je bent klantgericht, servicegericht en betrouwbaar;

• Je neemt eigenaarschap en handelt proactief;

• Je kunt goed samenwerken met verschillende disciplines;

• Je bent stressbestendig en weet prioriteiten te stellen;

• Je draagt bij aan continu verbeteren en standaardiseren.

Welke ervaring en vaardigheden breng je mee?

• Je hebt ervaring met project- en contractadministratie;

• Je kunt offertes en opdrachten zorgvuldig verwerken;

• Je hebt gevoel voor SLA-beheer, afspraken en administratieve opvolging;

• Je hebt ervaring met capaciteitsplanning en/of resourceplanning;

• Je begrijpt hoe facturatieprocessen werken;

• Je kunt rapportages en KPI’s opstellen, controleren of interpreteren;

• Je werkt makkelijk met CRM- en ERP-systemen;

• Je bent handig met Excel en rapportagetools;

• Je hebt oog voor datakwaliteit en een goede administratieve inrichting;

• Je denkt actief mee over procesoptimalisatie.

Verantwoordelijkheden binnen deze functie

• Coördineren, prioriteren en bewaken van de dienstverlening binnen de afgesproken Service Level Agreements (SLA's).

• Zorgen voor een correcte administratieve inrichting van projecten, contracten, SLA's en rapportages.

• Ondersteunen van projectmanagement, service, sales en finance bij administratieve en operationele processen.

• Bewaken van de kwaliteit en actualiteit van project-, contract- en klantgegevens.

• Signaleren van afwijkingen in planning, capaciteit, contracten of dienstverlening en deze bespreekbaar maken met de juiste betrokkenen.

• Continu verbeteren, standaardiseren en waar mogelijk automatiseren van administratieve processen en de dienstverlening.

Deel 1 Servicecoördinatie

• Coördineren van werkzaamheden tussen klanten, projectmanagement en specialisten, waarbij je de voortgang, verwachtingen en gemaakte afspraken bewaakt.

• Coördineren en bewaken van werkzaamheden die voortkomen uit Service Level Agreements.

• Prioriteren en afstemmen van SLA-werkzaamheden met projectmanagement en ontwikkelteams.

• Voorbereiden, organiseren en uitvoeren van periodieke serviceoverleggen met klanten.

• Opstellen, beheren en actualiseren van Service Level Agreements en bijbehorende documentatie.

• Opstellen van maandrapportages over KPI's en dienstverlening.

• Signaleren en formaliseren van aanvullende dienstverlening of meerwerk in samenwerking met projectmanagement en accountmanagement.

• Signaleren van terugkerende knelpunten en initiëren van verbeteringen in processen, werkwijzen of tooling.

• Voorbereiden van de maandelijkse facturatie van SLA-diensten.

• Bewaken van contractverlengingen en tijdig signaleren van aflopende overeenkomsten.

• Zorgdragen voor een goede overdracht van projecten naar de beheerorganisatie.

Deel 2 Project- en procesondersteuning

• Inrichten van nieuwe projecten, opdrachten en administratieve processen.

• Omzetten van goedgekeurde offertes naar uitvoerbare opdrachten.

• Beheren van urenstructuren, producten, kostenplaatsen en projectadministratie.

• Ondersteunen bij urencontroles en administratieve correcties.

• Voorbereiden van project- en SLA-facturatie.

• Ondersteunen bij de capaciteitsplanning en tijdig signaleren van afwijkingen tussen beschikbare capaciteit en gemaakte afspraken.

• Opstellen, automatiseren en beheren van rapportages.

• Beheren van project-, klant- en contractgegevens in CRM- en administratieve systemen.

• Beheren van standaardsjablonen, handleidingen en werkinstructies.

• Onderhouden van contacten met softwareleveranciers over administratieve processen en tooling.

Wat bieden wij?

• Een salaris tussen € 3.250,- & € 4.500,-, op basis van jouw vaardigheden, kennis en ervaring;

• 25 vakantiedagen (op basis van 40 uur), met de mogelijkheid tot bijkopen van vakantiedagen;

• Pensioenregeling;

• WGA-regeling;

• Opleidingsbudget;

• Hybride werken met thuiswerkvergoeding;

• Thuiswerkinrichting;

• Leasefietsregeling (bij een vast contract).